BLOG
Beiträge für Solo-Selbständige und Freiberufler, die ihre Ablage selbst machen: wie ein Ablauf aussieht, der auch in vollen Wochen hält — und was am Quartalsende wirklich Zeit spart.
Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Layout — Vorschau und Doppelklick helfen nicht weiter. Welche vier Wege auf macOS funktionieren und welcher deine Rechnungsdaten im Haus lässt.
Was dein Steuerberater wirklich braucht, in welcher Form er es braucht — und wie du die Übergabe von einem Nachmittag auf zwanzig Minuten bringst.
Beide erfüllen dieselbe Norm, aber nur eines der beiden Formate kannst du selbst ansehen. Was das für Versand, Prüfung und Ablage auf dem Mac praktisch heißt.
Empfangen musst du bereits, senden erst später — und als Kleinunternehmer teilweise gar nicht. Die Pflichten, sortiert nach dem, was du tatsächlich tun musst.
Aufbewahrungspflichtig ist der XML-Datensatz, nicht deine Ansicht davon. Was das für die Ordnerstruktur auf dem Mac bedeutet — und der Fehler, der beim ZUGFeRD-Beleg unbemerkt passiert.
E-Rechnungen kommen per Mail, nicht über ein Portal. Wie ein Eingang aussieht, der XML und PDF gleichermaßen aufnimmt — ohne zweite Ablage und ohne Abo.
Warum Ablage-Systeme für Selbständige scheitern, sobald sie Disziplin verlangen — und wie ein Ablauf aussieht, der auch in einer vollen Woche hält.
Wer Mandanten-, Patienten- oder Kundenunterlagen ablegt, verarbeitet fremde Daten. Was das für die Werkzeugwahl bedeutet — und welche Pflichten mit der Cloud dazukommen.
Warum tiefe Ordnerbäume nicht funktionieren, welches Namensschema sich bewährt hat — und weshalb das Datum immer nach vorne gehört.
Die drei Einstellungen, die darüber entscheiden, ob deine Scans in zehn Jahren noch brauchbar sind — und warum mehr Auflösung nicht besser ist.
Ein Einstieg, der an vier Wochenenden nichts kostet außer je einer halben Stunde — und danach von allein weiterläuft.
Digitalisierung scheitert bei Einzelunternehmern selten an der Technik, sondern am Zuschnitt. Was ein digitales Sekretariat leisten muss — und was getrost fehlen darf.