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Digitales Sekretariat und Datenschutz: warum lokal der einfachere Weg ist

Wer Mandanten-, Patienten- oder Kundenunterlagen ablegt, verarbeitet fremde Daten. Was das für die Werkzeugwahl bedeutet — und welche Pflichten mit der Cloud dazukommen.

Sobald in deiner Ablage Dokumente liegen, die andere Menschen betreffen — Rechnungen mit Kundenadressen, Verträge, Unterlagen aus einer Praxis oder Kanzlei — verarbeitest du personenbezogene Daten. Das ist kein Sonderfall, sondern der Normalfall bei jedem Selbständigen mit Kunden.

Die Frage ist dann nicht mehr, ob Datenschutz eine Rolle spielt, sondern wie viel Aufwand er verursacht. Und dieser Aufwand hängt fast vollständig davon ab, wo die Dokumente verarbeitet werden.

Was mit der Cloud dazukommt

Sobald ein Dienstleister deine Dokumente verarbeitet, brauchst du in aller Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, musst den Dienst in dein Verarbeitungsverzeichnis aufnehmen, bei Servern außerhalb der EU den Drittlandtransfer prüfen und in deiner Datenschutzerklärung darüber informieren.

Nichts davon ist unmöglich, und für viele Anwendungen lohnt sich der Aufwand. Für reine Dokumentenablage ist er allerdings schwer zu rechtfertigen, wenn dieselbe Aufgabe auch auf dem eigenen Rechner erledigt werden kann.

Was lokale Verarbeitung vereinfacht

Verlässt ein Dokument dein Gerät nicht, gibt es keinen Auftragsverarbeiter, keinen Drittlandtransfer und keinen zusätzlichen Eintrag in der Datenschutzerklärung. Die Pflichten, die bleiben, hättest du auch mit einem Aktenschrank: Zugriffsschutz, Verschlüsselung und ein Backup.

Der einfachste Auftragsverarbeitungsvertrag ist der, den man nicht braucht.

Was trotzdem zu tun bleibt

  • Festplattenverschlüsselung aktivieren — unter macOS ist das FileVault.
  • Ein Backup führen, das ebenfalls verschlüsselt ist.
  • Löschfristen festlegen und einhalten, statt alles unbegrenzt aufzubewahren.
  • Das Verarbeitungsverzeichnis führen, wenn du dazu verpflichtet bist.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Er beschreibt, warum die Architekturentscheidung — lokal oder Cloud — praktisch mehr über deinen späteren Aufwand entscheidet als jede Einstellung im Werkzeug selbst.

Zewi verarbeitet ausschließlich auf dem Mac: OCR, Erkennung und Ablage laufen lokal, es gibt keinen Upload und keinen Account. Details dazu stehen im Abschnitt Datenschutz.

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