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E-Rechnungspflicht: der Fahrplan für Solo-Selbständige

Empfangen musst du bereits, senden erst später — und als Kleinunternehmer teilweise gar nicht. Die Pflichten, sortiert nach dem, was du tatsächlich tun musst.

Rund um die E-Rechnungspflicht kursieren zwei Missverständnisse, die sich gegenseitig verstärken. Das erste: Man müsse ab sofort alle Rechnungen elektronisch versenden. Das zweite: Kleinunternehmer seien vollständig ausgenommen. Beides stimmt so nicht, und aus beidem entstehen unnötige Anschaffungen oder unnötige Versäumnisse.

Der Schlüssel liegt darin, zwei Fragen zu trennen, die auch im Gesetz getrennt beantwortet werden: Was musst du empfangen können — und was musst du versenden?

Empfangen: gilt bereits

Die Empfangspflicht ist seit Anfang 2025 in Kraft und kennt keine Übergangsfrist und keine Ausnahme für kleine Unternehmen. Wer im Inland unternehmerisch tätig ist, muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen entgegennehmen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG.

Die gute Nachricht: Die Anforderung ist niedriger, als sie klingt. Ein E-Mail-Postfach reicht aus. Du musst kein Portal betreiben und keine Software kaufen — du musst nur in der Lage sein, die Datei anzunehmen und aufzubewahren. Zurückweisen darfst du eine ordnungsgemäße E-Rechnung allerdings nicht mit dem Hinweis, du könnest damit nichts anfangen.

Empfangen können heißt: annehmen, lesbar machen und aufbewahren. Nicht: eine Buchhaltungssoftware betreiben.

Versenden: gestaffelt nach Größe

Beim Versand greifen Übergangsregeln, die sich an der Unternehmensgröße orientieren. Der Grundgedanke: Große Unternehmen sollen früher umstellen, kleine bekommen mehr Zeit.

  • Während der Übergangszeit dürfen Rechnungen weiterhin als PDF oder auf Papier verschickt werden — allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
  • Für Unternehmen unterhalb einer Umsatzschwelle läuft diese Übergangszeit ein Jahr länger als für größere.
  • Am Ende der Staffel ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Verkehr der Normalfall.
  • Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten die dortigen Vorgaben unabhängig davon — dort ist XRechnung längst Pflicht.

Die konkreten Stichtage und Umsatzgrenzen solltest du für dein Jahr mit deinem Steuerberater abgleichen, statt sie aus einem Blogbeitrag zu übernehmen. Sie sind seit Einführung mehrfach präzisiert worden — genau daher stammen die widersprüchlichen Angaben im Netz.

Kleinunternehmer: befreit, aber nur zur Hälfte

Kleinunternehmer sind von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen — sie dürfen weiter PDFs verschicken. Diese Befreiung betrifft aber ausschließlich den Ausgang. Der Empfang bleibt Pflicht.

Genau diese Halbierung wird in Gesprächen oft überhört. „Ich bin Kleinunternehmer, mich betrifft das nicht" ist zur Hälfte richtig und zur Hälfte ein Problem, das erst auffällt, wenn die erste XML im Postfach liegt und niemand weiß, was damit zu tun ist.

Was das für dich konkret heißt

Für eine Ein-Personen-Firma auf dem Mac lässt sich die Pflicht auf vier Handgriffe eindampfen:

  1. 01Ein Postfach benennen, an dem E-Rechnungen ankommen dürfen — das darf dein normales Geschäftspostfach sein.
  2. 02Einen Weg haben, eine XRechnung lesbar zu machen, wenn du eine Eingangsrechnung prüfen willst.
  3. 03Die Originaldatei unverändert aufbewahren, nicht nur den Ausdruck.
  4. 04Für den eigenen Versand klären, ab wann du umstellen musst — und ob dein Rechnungsprogramm das kann.

Dieser Beitrag ist eine Einordnung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Deine Pflichtenlage hängt an Rechtsform, Umsatz und Kundenkreis — das gehört einmal mit dem Steuerberater durchgesprochen.

Punkt zwei und drei sind die, die auf dem Mac Arbeit machen. Beides ist auf der Seite XRechnung auf dem Mac Schritt für Schritt beschrieben.

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