Scannen richtig einrichten: Auflösung, OCR und Dateiformat

Scanner-Software bietet zwei Dutzend Einstellungen an, von denen drei zählen. Wer die richtig setzt, produziert Dateien, die klein, durchsuchbar und langfristig lesbar sind. Wer sie falsch setzt, merkt es erst Jahre später.

Auflösung: 300 dpi, nicht mehr

300 dpi ist der Standard für Textdokumente und genau die Auflösung, mit der Texterkennung am zuverlässigsten arbeitet. 600 dpi vervierfacht die Dateigröße, ohne die Erkennungsrate messbar zu verbessern. Unter 200 dpi wird OCR unzuverlässig, besonders bei kleinen Schriftgraden auf Kassenbons.

Farbe: Graustufen als Standard

Reines Schwarzweiß spart Platz, verschluckt aber Stempel, Unterschriften und farbige Markierungen. Vollfarbe braucht das Dreifache an Platz und bringt bei Rechnungen nichts. Graustufen sind der Kompromiss, der praktisch immer passt — Vollfarbe nur dort, wo die Farbe Information trägt.

Format: PDF mit Textebene

Das Ziel ist ein PDF, das das Bild des Dokuments zeigt und darunter eine unsichtbare Textebene trägt. So bleibt der Scan optisch identisch zum Original, ist aber durchsuchbar und kopierbar. Für Archivzwecke ist PDF/A das robustere Format, weil es Schriften einbettet und in zwanzig Jahren noch identisch dargestellt wird.

Der Test

Scanne einen typischen Beleg und versuche, im PDF nach einem Wort in der Mitte des Dokuments zu suchen. Findet die Suche es, stimmen deine Einstellungen. Findet sie es nicht, fehlt die Textebene — und jeder weitere Scan vergrößert das Problem.

Zewi übernimmt die Texterkennung automatisch beim Eingang, sodass diese Einstellung nicht am Scanner hängt. Was danach passiert, steht auf der Startseite.