XRechnung oder ZUGFeRD: was der Unterschied im Alltag bedeutet

Sobald man sich mit E-Rechnungen beschäftigt, stehen zwei Begriffe im Raum: XRechnung und ZUGFeRD. Viele Erklärungen beschreiben sie als konkurrierende Formate, zwischen denen man sich entscheiden müsse. Das führt in die Irre. Beide erfüllen dieselbe europäische Norm und sind beide gültige E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes.

Der Unterschied liegt an einer einzigen Stelle — und diese eine Stelle entscheidet darüber, wie viel Arbeit dir das Format im Alltag macht.

Der Unterschied in einem Satz

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ein ZUGFeRD-Beleg ist ein PDF, in dem dieselbe XML-Datei eingebettet steckt. Öffnest du eine ZUGFeRD-Rechnung, siehst du eine ganz normale Rechnung — die Maschinendaten reisen unsichtbar mit.

XRechnung ist für Maschinen gebaut. ZUGFeRD ist für Maschinen gebaut und lässt Menschen mitlesen.

Das französische Gegenstück zu ZUGFeRD heißt Factur-X und ist technisch dasselbe. Wenn dir dieser Name begegnet, brauchst du dafür kein eigenes Werkzeug.

Wann welches Format verlangt wird

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist beides zulässig, solange die Norm eingehalten wird. Verbindlicher wird es, wenn du an öffentliche Auftraggeber fakturierst: Dort wird in aller Regel XRechnung verlangt, zusammen mit einer Leitweg-ID, die dir der Auftraggeber nennt und die die Rechnung intern an die richtige Stelle steuert.

Fehlt diese Leitweg-ID oder ist sie falsch, wird die Rechnung abgewiesen — automatisch, ohne dass ein Mensch sie je gesehen hat. Das ist die häufigste Ursache für Rechnungen an Behörden, die scheinbar spurlos verschwinden.

Was das für den Empfang bedeutet

Du kannst dir nicht aussuchen, was hereinkommt. Deine Lieferanten entscheiden das, und in der Praxis bekommst du beides. Praktisch heißt das:

• ZUGFeRD-Rechnungen kannst du wie jedes andere PDF behandeln — öffnen, prüfen, ablegen.
• XRechnungen brauchen einen zusätzlichen Schritt, bevor du sie lesen kannst.
• Beide müssen im Original aufbewahrt werden, nicht als Ausdruck oder Screenshot.
• Bei ZUGFeRD ist das PDF mit eingebettetem XML das Original — ein neu gedrucktes PDF ohne die Einbettung ist es nicht.

Der letzte Punkt ist der, an dem in der Praxis am meisten schiefgeht. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung öffnet und über den Drucken-Dialog erneut als PDF sichert, erhält eine Datei, die identisch aussieht — aber die eingebetteten Daten sind weg. Aus einer E-Rechnung ist ein Bild einer Rechnung geworden.

Was das für den Versand bedeutet

Beim eigenen Ausgang hast du die Wahl, und die Antwort ist für die meisten Solo-Selbständigen unspektakulär: ZUGFeRD, außer ein Kunde verlangt ausdrücklich XRechnung. Deine Kunden sehen eine gewohnte Rechnung, du erfüllst die Norm, und niemand muss sich fragen, wie er die Datei öffnet.

Wichtig ist nur, dass die Datei aus einem Programm kommt, das ZUGFeRD tatsächlich erzeugt. Ein PDF aus einer Textverarbeitung ist keine E-Rechnung, auch wenn es genauso aussieht — die entscheidenden Daten fehlen einfach.

Für die Ablage heißt das

Daraus ergibt sich eine angenehme Arbeitsteilung: ZUGFeRD-Belege sind PDFs und laufen durch jeden Ablauf, der PDFs verarbeitet. Reine XRechnungen brauchen einen eigenen Handgriff. Wie beides in einem Ordner zusammenkommt, ohne dass du zwei Systeme pflegst, steht im Beitrag zum Empfangs-Ablauf.