XRechnung empfangen: ein Ablauf für den Mac, der ohne Portal auskommt

Die häufigste Sorge beim Thema E-Rechnung ist die vor einer neuen Infrastruktur: ein Portal, ein Zugang, ein Abo, ein weiteres System, das gepflegt werden will. Für eine Ein-Personen-Firma ist davon nichts nötig. E-Rechnungen kommen im Normalfall genauso an wie bisher — als Anhang einer E-Mail.

Was sich ändert, ist nur der Anhang selbst: statt eines PDFs kommt eine XML-Datei, oder ein PDF mit unsichtbaren Daten darin. Ein Ablauf, der beides aufnimmt, besteht aus vier Schritten.

Schritt 1: Ein Eingang für alles

Alles Neue landet in genau einem Ordner — Scans vom Papierbeleg, heruntergeladene PDFs und eben die XML-Anhänge aus dem Mail-Programm. Sobald es einen zweiten Eingang nur für E-Rechnungen gibt, musst du bei jedem Beleg entscheiden, wohin er gehört, und an genau dieser Entscheidung scheitern Ablage-Systeme.

Zwei Eingänge sind kein doppelter Komfort, sondern eine tägliche Entscheidung mehr.

Schritt 2: Trennen, was Arbeit macht

Im Eingang liegen dann drei Sorten Belege, und nur eine davon macht zusätzliche Arbeit:

• Normale PDFs und Scans — laufen wie bisher durch.
• ZUGFeRD- und Factur-X-Belege — sind PDFs und laufen ebenfalls wie bisher durch.
• Reine XRechnungen als XML — brauchen einen Sichtbeleg, bevor du sie prüfen kannst.

In der Praxis ist die dritte Gruppe kleiner, als die Diskussion vermuten lässt. Die meisten Unternehmen versenden hybride Belege, weil sie ihren Kunden das Lesen nicht erschweren wollen. Reine XRechnungen bekommst du vor allem dort, wo im Hintergrund vollautomatisch verarbeitet wird.

Schritt 3: Sichtbeleg erzeugen — einmal, nicht dauernd

Für jede reine XRechnung erzeugst du einmal eine lesbare Ansicht und sicherst sie als PDF neben die XML. Welche Wege dafür auf dem Mac funktionieren und welcher davon deine Rechnungsdaten im Haus lässt, steht im Beitrag zum Öffnen einer XRechnung.

Entscheidend ist die Reihenfolge: erst Sichtbeleg erzeugen, dann ablegen. Wer die XML zuerst wegsortiert und sich vornimmt, den Sichtbeleg später nachzuliefern, hat am Jahresende einen Ordner voller Dateien, die niemand lesen kann, ohne sie einzeln zu öffnen.

Schritt 4: Ablegen unter einem gemeinsamen Namen

Der Sichtbeleg durchläuft die normale Ablage: Absender, Typ, Datum und Betrag werden erkannt, die Datei wird umbenannt und landet im Zielordner der Kategorie. Die XML bekommt denselben Namen und wandert daneben.

Damit hast du am Quartalsende genau einen Ordner, in dem Papierbelege, PDF-Rechnungen, ZUGFeRD-Belege und XRechnungen nebeneinanderliegen — sortiert nach denselben Regeln, benannt nach demselben Schema. Für die Übergabe an den Steuerberater ist das der einzige Zustand, der ohne Erklärung auskommt.

Was du dafür nicht brauchst

• Kein Portal und keinen Zugang zu einem Rechnungsnetzwerk — Peppol und ähnliche Wege sind für große Volumina gedacht.
• Keine Cloud-Buchhaltung, solange dein Steuerberater die Belege ohnehin bekommt.
• Keine zweite Ablage nur für E-Rechnungen.
• Keine neue Ordnerstruktur — die vorhandene trägt beide Dateitypen.

Genau diesen Ablauf automatisiert Zewi für den PDF-Teil: überwachter Ordner, OCR, lokale Erkennung von Absender, Betrag und Fälligkeit, Ablage nach deinen Regeln — alles auf dem Mac. Die Übersicht dazu steht auf der Seite XRechnung auf dem Mac, der Rest auf der Startseite.